Microsoft 365 para empresas: você está usando tudo o que já paga?

Muitas empresas contratam Microsoft 365 principalmente para utilizar e-mail corporativo, Word, Excel e PowerPoint.

Essas ferramentas realmente são importantes, mas representam apenas uma parte do que a plataforma pode oferecer.

Dependendo do plano contratado, diversos recursos de colaboração, armazenamento e organização já estão disponíveis e acabam sendo pouco utilizados.

Outlook e Exchange Online

O e-mail corporativo é normalmente o ponto de entrada para o Microsoft 365.

Além do envio e recebimento de mensagens, o Exchange Online permite trabalhar com calendários, caixas compartilhadas, contatos, regras e diferentes recursos administrativos.

Uma configuração adequada também ajuda a melhorar a segurança e o controle das contas da empresa.

Microsoft Teams

O Teams pode centralizar boa parte da comunicação interna.

Além de reuniões e chamadas, é possível criar equipes por departamento, canais para projetos específicos e espaços para compartilhamento de informações.

Isso reduz a dependência de mensagens espalhadas em aplicativos pessoais.

Uma equipe comercial, por exemplo, pode possuir um canal próprio.

O setor de compras pode ter outro.

Um projeto específico também pode possuir seu próprio espaço de comunicação.

OneDrive

O OneDrive oferece armazenamento individual para os usuários.

Ele também pode ser utilizado para proteger documentos que ficariam armazenados apenas no computador.

Quando corretamente configurado, arquivos importantes podem ser sincronizados com a nuvem, reduzindo o impacto de uma falha no equipamento.

É importante, entretanto, não confundir sincronização com uma estratégia completa de backup.

SharePoint

O SharePoint é uma das ferramentas mais poderosas e, ao mesmo tempo, menos aproveitadas por pequenas empresas.

Ele pode funcionar como uma estrutura central para documentos, informações internas e processos.

Em vez de manter arquivos espalhados em computadores ou pastas difíceis de localizar, a empresa pode organizar documentos por áreas e controlar quem possui acesso a cada informação.

Também é possível criar intranets e pequenas aplicações internas.

Microsoft Lists

Planilhas são utilizadas para praticamente tudo dentro das empresas.

Controle de chamados, compras, equipamentos, férias, tarefas, fornecedores e diversos outros processos acabam sendo realizados no Excel.

O Microsoft Lists permite transformar muitos desses controles em listas estruturadas e compartilhadas.

Isso facilita consultas e reduz problemas causados por múltiplas cópias de uma mesma planilha.

Power Automate

O Power Automate permite criar automações entre diferentes ferramentas.

Imagine, por exemplo, que um novo item seja criado em uma lista de compras.

Automaticamente o responsável pode receber uma notificação.

Ou uma solicitação pode ser enviada para aprovação de um gestor.

Depois da aprovação, o processo continua automaticamente.

Pequenas automações como essas podem eliminar diversas tarefas manuais.

Microsoft Forms

O Forms permite criar formulários para coleta de informações.

Ele pode ser utilizado para pesquisas internas, solicitações, checklists, inscrições e vários outros processos.

Combinado com Power Automate e SharePoint, pode se tornar uma ferramenta bastante poderosa.

Segurança também faz parte do Microsoft 365

Além de produtividade, é importante utilizar corretamente os recursos de segurança disponíveis.

Um dos principais é a autenticação multifator.

Com ela, mesmo que uma senha seja descoberta, existe uma camada adicional antes que alguém consiga acessar a conta.

Também é importante revisar contas antigas, permissões, administradores e políticas de acesso.

O problema não é ter ferramentas. É saber utilizá-las

Muitas empresas já possuem tecnologia suficiente para melhorar diversos processos internos.

O problema é que essas ferramentas foram contratadas, configuradas inicialmente e nunca mais revisadas.

Uma análise do ambiente Microsoft 365 pode revelar oportunidades de organização, segurança e automação sem necessariamente contratar novas plataformas.

A Prado Inova trabalha com ambientes Microsoft 365, estruturação de SharePoint, automações e organização de processos corporativos, buscando aproveitar melhor ferramentas que muitas empresas já possuem.